Okkar sýn á ábyrga starfshætti í virðiskeðju IKEA
Hjá IKEA trúum við því að það skipti ekki eingöngu máli hvað við framleiðum og bjóðum viðskiptavinum okkar, heldur líka hvernig við gerum það. IWAY, leið IKEA við ábyrg innkaup, er stór hluti þess. Við veljum samstarfsaðila sem deila okkar gildum og vilja vera jákvætt afl fyrir einstaklinga, samfélagið og jörðina. Með IWAY leggjum við okkur fram við að tryggja mannsæmandi og þýðingarmikla vinnu fyrir starfsfólk, stuðla að jákvæðum umhverfisáhrifum, tryggja réttindi barna og bæta velferð dýra í virðiskeðju IKEA.
Virðiskeðja IKEA eru öll skrefin sem þarf að taka til að koma IKEA vörum til viðskiptavina okkar – frá hönnun og öflun hráefna yfir í framleiðslu og dreifingu á vörum til allra IKEA verslana og afhendingarstaða. Virðiskeðjan okkar nær líka yfir alls konar þjónustu, eins og byggingar- og ræstingaþjónustu og sendingarþjónustu. Virðiskeðja IKEA hefur áhrif á milljónir manns um allan heim.
IWAY eru siðareglur IKEA fyrir birgja – og svo miklu meira en það. IWAY kerfið inniheldur kröfur, grunnreglur og ferla um hvernig við vinnum saman með birgjum. Þetta er heildstætt kerfi sem gerir okkur kleift að stuðla að jákvæðri þróun fyrir fólk og jörðina, bæði hjá IKEA og í virðiskeðju IKEA. Við vinnum með yfir 1.500 beinum birgjum fyrir heimilisbúnað, flutninga, birgðasvið og dreifingu, íhluti og mat, auk þúsunda annarra beinna birgja og þjónustuaðila sem hjálpa okkur að halda starfseminni gangandi.
Svona gerum við þetta.
Að finna og meta áhættu
Áður en við byrjum nýtt viðskiptasamband gerum við áhættumat og skoðum hvort mögulegur nýr birgir* geti og vilji uppfylla IWAY kröfurnar. Þetta áhættumat er endurtekið árlega á meðan viðskiptasamband við IKEA er virkt.
Til að átta okkur á áhættunni skoðum við nokkur mismunandi gagnasöfn sem tengjast ákveðnum birgi, þar á meðal:
Að gera IWAY að sjálfsögðum hluta af daglegum rekstri
Birgjarnir okkar taka að sér að innleiða IWAY í virðiskeðjuna sína þannig að það passi þeirra rekstri, og IKEA sér um að styðja við þá á leiðinni. Til að tryggja að þetta gangi upp, þá er vinna með IWAY stöðug vegferð:
Að fylgja innleiðingu eftir með eftirliti
Í hverju viðskiptasambandi trúum við á að byggja upp langtímasamstarf sem byggir á trausti, opnum samskiptum og samræðum. Birgjarnir okkar þekkja sín fyrirtæki best og við kunnum vel að meta þekkinguna og reynsluna þeirra, hvort sem það er við framleiðslu á heimilisvörum eða matvælum, að bjóða upp á ljúffengar máltíðir eða veita frábæra þjónustu fyrir IKEA viðskiptavini. Til dæmis er meðallengd samstarfs við birgja okkar á sviði húsbúnaðar 11 ár.
Engu að síður viðurkennum við að það að tryggja stöðugt samræmi við kröfur skiptir miklu máli. Við notum eftirlit til að styðja við innleiðingu IWAY hjá birgjum okkar og sem verkfæri til að þróa reksturinn stöðugt áfram. Með eftirliti – eins og úttektum – getum við séð hvort birgirinn nær þeim jákvæðu áhrifum sem við viljum skapa með því að vinna eftir IWAY.
Hjá IKEA erum við með okkar eigin teymi af viðurkenndum IWAY úttektaraðilum sem sjá um IWAY eftirlitið hjá birgjunum okkar. IKEA greiðir fyrir allt eftirlit. Þetta þýðir að þegar við framkvæmum úttektir, þá höfum við skýra sýn á starfshætti birgjanna okkar og getum stutt þá þegar þess þarf. Þessi skýra sýn skiptir miklu máli til að skilja og nýta tengslin á milli viðskiptaárangurs og félagslegra og umhverfislegra aðstæðna hjá birgjunum.
Á hverju ári eru framkvæmdar yfir 1.000 sannprófanir hjá birgjum IKEA á heimsvísu. Þetta felur í sér samræmismat (e. gap analysis) fyrir nýja birgja og heildar- eða afmarkaðar úttektir fyrir þá sem eru nú þegar í samstarfi við okkur. Hversu oft IWAY úttektir eru framkvæmdar hjá birgjunum okkar fer eftir reglulegu áhættumati.
Allar IWAY sannprófanir eru framkvæmdar út frá grunnreglum um heiðarleika, trúnað, óhlutdrægni, hlutlægni og sannprófunum. IWAY eftirlitsaðilar sjá um að skjalfesta og tilkynna niðurstöður á heiðarlegan og nákvæman hátt.
Engin skoðun er eins, því markmiðið okkar er að finna áhættur eða vandamál og hjálpa birgjum að innleiða sjálfbærar breytingar til að bæta hlutina. Hér getur þú séð hvernig dæmigerð IWAY úttekt fer fram:
Eftir skoðun metur IWAY eftirlitsaðilinn hvernig birginn stendur sig gagnvart hverri IWAY Must og IWAY Basic kröfu í viðeigandi köflum IWAY staðalsins. Hvað er gert í kjölfarið fer eftir niðurstöðunni. Til dæmis:
Við höfum unnið með IWAY síðan 2000 og erum alltaf að endurskoða kerfið svo það sé í takt við tímann, endurspegli breytingar og áskoranir heimsins og styðji við skuldbindingar í sjálfbærni- og birgðastefnu IKEA.
IWAY er endurskoðað með því að skoða innri og ytri inntök og þróun, athugasemdir og endurgjöf frá birgjum IKEA, starfsfólki IKEA og ytri hagsmunaaðilum.
Þegar við endurskoðum og uppfærum IWAY kröfurnar, þá endurskoðum við líka og bætum hvernig við vinnum með IWAY. Mikilvægur hluti af þessu ferli eru ábendingar og athugasemdir sem við fáum í gegnum kvörtunar- og kæruferlið.
Hæfniþróun starfsfólks okkar og birgja er einn af lykilþáttunum árangurs, ásamt því að við eigum opnin og hreinskilin samskipti á vegferð okkar, svo við getum alltaf bætt okkur og lagt okkar af mörkum til að hafa jákvæð áhrif á fólk, samfélagið og jörðina.
*Birgir - fyrirtæki eða stofnun sem IKEA eining er með samning við, ásamt öllum undirverktökum/ -birgjum sem taka þátt í þeim samningi og sjá um að afhenda vörur, þjónustu, efni eða íhluti. Hér nær hugtakið birgir yfir birgja, þjónustuaðila og aðra sem eru aðilar að samningnum.
IWAY eru siðareglur IKEA fyrir birgja – og svo miklu meira en það. IWAY kerfið inniheldur kröfur, grunnreglur og ferla um hvernig við vinnum saman með birgjum. Þetta er heildstætt kerfi sem gerir okkur kleift að stuðla að jákvæðri þróun fyrir fólk og jörðina, bæði hjá IKEA og í virðiskeðju IKEA. Við vinnum með yfir 1.500 beinum birgjum fyrir heimilisbúnað, flutninga, birgðasvið og dreifingu, íhluti og mat, auk þúsunda annarra beinna birgja og þjónustuaðila sem hjálpa okkur að halda starfseminni gangandi.
Svona gerum við þetta.
Að finna og meta áhættu
Áður en við byrjum nýtt viðskiptasamband gerum við áhættumat og skoðum hvort mögulegur nýr birgir* geti og vilji uppfylla IWAY kröfurnar. Þetta áhættumat er endurtekið árlega á meðan viðskiptasamband við IKEA er virkt.
Til að átta okkur á áhættunni skoðum við nokkur mismunandi gagnasöfn sem tengjast ákveðnum birgi, þar á meðal:
- Áhættuvísitölur fyrir lönd og atvinnugreinar, frá óháðum ytri gagnagreiningarfyrirtækjum, sem tengjast spillingu, umhverfisregluverki, félagafrelsi, launum, barnavinnu, réttindum kvenna og stúlkna, vatnsgæðum, líffræðilegri fjölbreytni og mörgum fleiri málefnum;
- Almenn einkenni iðnaðar;
- Niðurstöður úr fyrri úttektum hjá birgjanum, þegar það á við.
Að gera IWAY að sjálfsögðum hluta af daglegum rekstri
Birgjarnir okkar taka að sér að innleiða IWAY í virðiskeðjuna sína þannig að það passi þeirra rekstri, og IKEA sér um að styðja við þá á leiðinni. Til að tryggja að þetta gangi upp, þá er vinna með IWAY stöðug vegferð:
- Fyrst og fremst þurfa birgjar IKEA alltaf að uppfylla allar IWAY MUST kröfurnar, áður en fyrsta sending eða þjónusta fer fram hjá nýjum birgjum. Þetta er tekið fram í öllum samningum milli IKEA og birgja. Lestu meira um IWAY kröfur
- Nýr birgir leggur áherslu á að tryggja að IWAY BASIC kröfurnar séu uppfylltar innan 12 mánaða frá fyrstu sendingu eða þjónustu. Þegar birgirinn hefur innleitt IWAY BASIC, einbeitir hann sér að því að fylgjast með og viðhalda uppfyllingu þeirra og innleiða ferlana í daglegan rekstur.
- Á næsta stigi í innleiðingarferð IWAY beita birgjar sér fyrir stöðugum umbótum. Til dæmis að finna leiðir til að meta hversu vel og skilvirkt þeir vinna með IWAY. Þeir geta skoðað hvernig þeir vinna núna til að finna tækifæri til að bæta sig. Sumir birgjar gætu líka byrjað að innleiða IWAY Advanced eða IWAY Excellent kröfur.
Að fylgja innleiðingu eftir með eftirliti
Í hverju viðskiptasambandi trúum við á að byggja upp langtímasamstarf sem byggir á trausti, opnum samskiptum og samræðum. Birgjarnir okkar þekkja sín fyrirtæki best og við kunnum vel að meta þekkinguna og reynsluna þeirra, hvort sem það er við framleiðslu á heimilisvörum eða matvælum, að bjóða upp á ljúffengar máltíðir eða veita frábæra þjónustu fyrir IKEA viðskiptavini. Til dæmis er meðallengd samstarfs við birgja okkar á sviði húsbúnaðar 11 ár.
Engu að síður viðurkennum við að það að tryggja stöðugt samræmi við kröfur skiptir miklu máli. Við notum eftirlit til að styðja við innleiðingu IWAY hjá birgjum okkar og sem verkfæri til að þróa reksturinn stöðugt áfram. Með eftirliti – eins og úttektum – getum við séð hvort birgirinn nær þeim jákvæðu áhrifum sem við viljum skapa með því að vinna eftir IWAY.
Hjá IKEA erum við með okkar eigin teymi af viðurkenndum IWAY úttektaraðilum sem sjá um IWAY eftirlitið hjá birgjunum okkar. IKEA greiðir fyrir allt eftirlit. Þetta þýðir að þegar við framkvæmum úttektir, þá höfum við skýra sýn á starfshætti birgjanna okkar og getum stutt þá þegar þess þarf. Þessi skýra sýn skiptir miklu máli til að skilja og nýta tengslin á milli viðskiptaárangurs og félagslegra og umhverfislegra aðstæðna hjá birgjunum.
Á hverju ári eru framkvæmdar yfir 1.000 sannprófanir hjá birgjum IKEA á heimsvísu. Þetta felur í sér samræmismat (e. gap analysis) fyrir nýja birgja og heildar- eða afmarkaðar úttektir fyrir þá sem eru nú þegar í samstarfi við okkur. Hversu oft IWAY úttektir eru framkvæmdar hjá birgjunum okkar fer eftir reglulegu áhættumati.
Allar IWAY sannprófanir eru framkvæmdar út frá grunnreglum um heiðarleika, trúnað, óhlutdrægni, hlutlægni og sannprófunum. IWAY eftirlitsaðilar sjá um að skjalfesta og tilkynna niðurstöður á heiðarlegan og nákvæman hátt.
Engin skoðun er eins, því markmiðið okkar er að finna áhættur eða vandamál og hjálpa birgjum að innleiða sjálfbærar breytingar til að bæta hlutina. Hér getur þú séð hvernig dæmigerð IWAY úttekt fer fram:
- Þegar verið er að undirbúa skoðun safnar IWAY eftirlitsaðilinn saman upplýsingum um birginn: hvaða tegund af starfsemi hann sinnir, hversu stór hún er, fjölda starfsmanna, hvaða tungumál eru töluð o.s.frv. IWAY eftirlitsaðilinn skoðar eldri IWAY eftirlitsskýrslur og skjöl um samræmi, og fær líka upplýsingar frá viðeigandi tengiliði IKEA við birginn um hvernig hann stendur sig á öðrum sviðum viðskiptanna, auk þess að skoða opinberar upplýsingar um birginn.
- IWAY úttektin getur verið tilkynnt eða ótilkynnt og annaðhvort farið yfir allar IWAY kröfurnar eða bara einblínt á ákveðnar kröfur.
- Sannprófun getur falið í sér skoðunarferð á staðnum. Skoðunarferðin nær bæði til innanhúss og utanhúss, þegar það á við, og svæða sem skipta máli fyrir IWAY, eins og hvíldarsvæði, vinnusvæði, hleðslu- og losunarsvæði, vöruhús, framleiðslulínur, efnageymslu, viðhaldssvæði og fleira.
- Sannprófun getur falið í sér viðtöl við starfsfólk. Upplýsingar sem koma fram í þessum viðtölum eru notaðar til að leggja aukna áherslu á ákveðin atriði meðan á úttektinni stendur. Til dæmis, ef nokkrir úr starfsliðinu vita ekki hvað á að gera í rýmingaræfingu, þá mun IWAY úttektaraðilinn líka kanna hvort birgirinn sé með skjalfestar áætlanir og hvort æfingar hafi verið haldnar þegar þau sem rætt var við voru ekki á staðnum.
- Sannprófun felur líka í sér að skoða ferla til að átta sig á kerfum, venjum og hvernig birgirinn innleiðir hlutina kröfur.
Eftir skoðun metur IWAY eftirlitsaðilinn hvernig birginn stendur sig gagnvart hverri IWAY Must og IWAY Basic kröfu í viðeigandi köflum IWAY staðalsins. Hvað er gert í kjölfarið fer eftir niðurstöðunni. Til dæmis:
- Ef frávik er á IWAY MUST kröfum getur það haft viðskiptalegar afleiðingar sem er aflétt þegar IWAY MUST frávikið hefur verið lagað eða þegar úrbótaáætlun hefur verið samþykkt.
- Ef frávik er á IWAY BASIC kröfum, þá ber birgirinn ábyrgð á rótargreiningu á frávikinu, áætla og framkvæma aðgerðir til að leiðrétta hana innan tímaramma sem hefur verið samþykktur, svo frávikið endurtaki sig ekki. Eftir að sannprófun hefur verið lögð fram skoðar IWAY eftirlitsaðilinn hvort birgirinn hafi lokið öllum úrbótum og uppfylli IWAY kröfurnar.
- Til að innleiðing IWAY gangi vel er mikilvægt að sömu frávik verði ekki endurtekin. IKEA teymið fylgist líka með því hvernig birgirinn fyrirbyggir að frávik endurtaki sig og styður birginn við að innleiða IWAY.
- Alvarlegustu viðskiptalegu afleiðingarnar eru að slíta samstarfi við birgja. Til þess er aðeins gripið ef birgirinn bætir ekki úr frávikum með aðgerðum eða aðgerðaráætlunum innan tiltekins tímaramma.
Við höfum unnið með IWAY síðan 2000 og erum alltaf að endurskoða kerfið svo það sé í takt við tímann, endurspegli breytingar og áskoranir heimsins og styðji við skuldbindingar í sjálfbærni- og birgðastefnu IKEA.
IWAY er endurskoðað með því að skoða innri og ytri inntök og þróun, athugasemdir og endurgjöf frá birgjum IKEA, starfsfólki IKEA og ytri hagsmunaaðilum.
Þegar við endurskoðum og uppfærum IWAY kröfurnar, þá endurskoðum við líka og bætum hvernig við vinnum með IWAY. Mikilvægur hluti af þessu ferli eru ábendingar og athugasemdir sem við fáum í gegnum kvörtunar- og kæruferlið.
Hæfniþróun starfsfólks okkar og birgja er einn af lykilþáttunum árangurs, ásamt því að við eigum opnin og hreinskilin samskipti á vegferð okkar, svo við getum alltaf bætt okkur og lagt okkar af mörkum til að hafa jákvæð áhrif á fólk, samfélagið og jörðina.
*Birgir - fyrirtæki eða stofnun sem IKEA eining er með samning við, ásamt öllum undirverktökum/ -birgjum sem taka þátt í þeim samningi og sjá um að afhenda vörur, þjónustu, efni eða íhluti. Hér nær hugtakið birgir yfir birgja, þjónustuaðila og aðra sem eru aðilar að samningnum.